Datenschutzinformation zur Teilnahme an Videokonferenzen
Sehr geehrte Damen und Herren,
der Lindner Unternehmensgruppe ist der Schutz Ihrer Privatsphäre ein wichtiges Anliegen, das wir sehr ernst nehmen. Deshalb möchten wir Sie wissen lassen, welche Daten wir wann und zu welchem Zweck verarbeiten. Diese Datenschutzinformation klärt über die Art, den Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Teilnahme an Videokonferenzen, durch die Lindner Group KG auf.
Verantwortlicher im Sinne der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO):
Lindner Group KG
Bahnhofstraße 29
94424 Arnstorf, Deutschland
Telefon: +49 8723 20-0
Telefax: +49 8723 20-2147
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch bzw. elektronisch unter nachfolgenden Kontaktdaten:
Lindner Group KG
Datenschutzbeauftragter
Bahnhofstraße 29
94424 Arnstorf
Telefon: +49 8723 20-0
E-Mail: datenschutzbeauftragter@lindner-group.com
Einsatz der Videokonferenz-Anwendung Webex
Für eine effiziente und zuverlässige betriebliche Kommunikation in und mit unserem Unternehmen setzen wir die cloudbasierte Videokonferenz-Anwendung "Webex" des Anbieters Cisco Systems, Inc. (170 West Tasman Dr. San Jose, CA 95134, USA) ein.
Ihre im Rahmen einer Videokonferenz verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen der technischen Durchführung des Meetings.
Es handelt sich bei diesen Daten um Personenstammdaten (Vorname, Nachname, E-Mail Adresse, Telefonnummer), Telemetrie-Daten (IP-Adresse, User Agent Identifier), sowie personenbezogene Daten, die in der Kommunikation enthalten sein können.
Die Verarbeitung der Daten ist erforderlich für die Erfüllung eines Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die berechtigten Interessen des Verantwortlichen. Das berechtigte Interesse des Verantwortlichen liegt in einer effektiven Kommunikation innerhalb unseres Unternehmens. Im Einzelfall kann die Rechtsgrundlage die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sein, wenn beispielsweise das eigene Bild geteilt wird oder die Konferenz aufgezeichnet werden soll.
Die Verarbeitung und Speicherung erfolgt primär auf Servern innerhalb der EU/EWR. Für den technischen Betrieb setzen wir unseren Dienstleister Cisco Systems, Inc. auf Grundlage einer Auftragsverarbeitung und strengen Weisungsgebundenheit ein. Da Cisco ein Unternehmen mit Sitz in den USA ist und Unterauftragsverarbeiter mit Sitz in Drittländern einsetzt, kann eine Übermittlung der personenbezogenen Daten in ein Drittland nicht ausgeschlossen werden. Cisco sichert zu, angemessene Schutzmaßnahmen getroffen zu haben. Empfänger der Daten ist Cisco einschließlich verbundener Unternehmen und von Cisco eingesetzter Dienstleister, sowie berechtigte interne Stellen unseres Unternehmens.
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht. Die Speicherdauer für Kommunikationsinhalte (z.B. Chatverläufe) beträgt 360 Tage.
Einsatz von KI-gestützter Zusammenfassung und Transkription
Zusätzlich stehen in Webex Funktionen zur Verfügung, bei der Daten durch eine so genannte künstliche Intelligenz (KI) verarbeitet werden. Bei diesen Funktionen handelt es sich beispielsweise um das Zusammenfassen von Chats, Verbesserung von Chatnachrichten (Autokorrektur, Ton der Nachricht oder Übersetzung von Nachrichten). Es wurde sichergestellt, dass bei der Nutzung der Funktionen keine Eingabedaten für das Trainieren der KI-Modelle verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass trotz der Ergreifung von technischen Maßnahmen wie Inhaltsfiltern keine fehlerhaften, beleidigenden oder unsicheren Inhalte ausgeschlossen werden können.
Wenn Sie zustimmen, können bestimmte Formate mittels KI-gestützter Spracherkennung automatisch in Text transkribiert werden. Zusätzlich kann eine KI-basierte Zusammenfassung erstellt werden, die die wichtigsten Punkte des Termins übersichtlich wiedergibt – zum Beispiel Agenda, zentrale Ergebnisse, Entscheidungen sowie offene Aufgaben inklusive zuständiger Personen. Diese Inhalte stehen Teilnehmenden und intern berechtigten Kolleginnen und Kollegen zur Nachbereitung eines Termins zur Verfügung. Die anfallenden Audiodaten werden nur flüchtig verarbeitet. Eine dauerhafte Speicherung dieser Roh-Audiodaten erfolgt nicht.
Zwecke der Verarbeitung sind die Protokollerstellung für die spätere Ansicht/Nachlese der Gesprächsinhalte und die strukturierte Nachbereitung eines Meetings/Termins.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Nachbereitung eines Termins gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Verarbeitet werden Ihre im Meeting geäußerten Beiträge, die zeitgleich in Text umgewandelt und mit Ihren Teilnehmerinformationen wie Name oder Profilname verknüpft werden. Aus den Inhalten können automatisch Kernpunkte und Aufgaben mit Verantwortlichkeiten extrahiert werden. Die Daten stammen direkt aus dem jeweiligen Meeting/Webinar. Bitte teilen Sie keine sensiblen Informationen, sofern dies nicht zwingend erforderlich ist. KI-Generierungen können Fehler enthalten. Wir empfehlen eine sachliche Prüfung wichtiger Inhalte.
Zugriff auf Transkripte und Zusammenfassungen erhalten ausschließlich die Teilnehmenden des jeweiligen Termins, sowie intern berechtigte Stellen unseres Unternehmens.
Die Speicherdauer für Zusammenfassungen und Transkripte beträgt in der Regel 360 Tage oder so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen entgegenstehen.
Rechte der betroffenen Person
Auskunftsrecht
Sie haben nach Art. 15 DSGVO das Recht, von dem Verantwortlichen eine Auskunft darüber zu verlangen, ob Sie persönlich betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Hierzu stellt die Lindner Group KG eine Übersicht über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten, die jeweiligen Empfänger oder Kategorien von Empfängern sowie eine Kopie der gespeicherten Daten zur Verfügung.
Rechte auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie zudem das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Sie haben das Recht gemäß Art. 17 DSGVO von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, insofern keine andere rechtliche Anforderung der Löschung entgegensteht.
Sie haben das Recht gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn
Widerrufsrecht
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Sie können den Widerruf am einfachsten erklären per Email an: datenschutzbeauftragter@lindner-group.com
Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, jederzeit gegen eine Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e und lit. f DSGVO beruht, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen.
Sie haben auch das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde über die Datenverarbeitung durch unser Unternehmen zu beschweren.
Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzbehörde ist:
Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 27 (Schloss)
91522 Ansbach, Germany
Web: www.lda.bayern.de
Stand der Datenschutzinformation
Die ständige Entwicklung macht von Zeit zu Zeit Anpassungen unserer Datenschutzprinzipien notwendig. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.
Stand: 12/2025